Deadlines en aanleveren van agendagegevens UITagenda Utrecht – online en magazine
Agendagegevens die in het magazine moeten worden opgenomen, moeten ruim voor de verschijningsdatum binnen zijn bij de redactie. Agendagegevens kun je sturen naar: redactie@uitagendautrecht.nl.
Agendagegevens voor de online agenda kunnen doorlopend aangeleverd worden naar bovenstaand mailadres. Door de grote hoeveelheid aan agendagegevens die binnenkomen, is het helaas niet altijd mogelijk om alles op tijd te verwerken.
Voor het aanleveren van agendagegevens voor de aankomende magazine-edities gelden de volgende deadlines:
Deadlines Uitagenda Utrecht 2025
| EDITIE | MAAND | AGENDA DEADLINE | DRUKKER | VERSCHIJNING |
|---|---|---|---|---|
| #98 | Februari 2025 | Week 5 | ||
| #99 | Maart 2025 | Week 9 | ||
| #100 | April 2025 | Week 13/14 | ||
| #101 | Mei 2025 | Week 18 | ||
| #102 | Juni 2025 | Week 22 | ||
| #103 | Juli/Augustus 2025 | Week 26/27 | ||
| #104 | September 2025 | Week 35 | ||
| #105 | Oktober 2025 | Week 39/40 | ||
| #106 | November 2025 | Week 44 | ||
| #107 | December 2025 /januari 2026 | Do 13 november 2025 | Week 48 |
Deadlines Uitagenda Utrecht 2026
(onder voorbehoud)
| EDITIE | MAAND | AGENDA DEADLINE | DRUKKER | VERSCHIJNING |
|---|---|---|---|---|
| #108 | Februari 2026 | Ma 8 december 2025 | Do 15 januari 2026 | Week 5 |
| #109 | Maart 2026 | Ma 12 januari 2026 | Do 12 februari 2026 | Week 9 |
| #110 | April 2026 | Ma 2 februari 2026 | Do 12 maart 2026 | Week 13/14 |
| #111 | Mei 2026 | Ma 9 maart 2026 | Ma 9 april 2026 | Week 18 |
| #112 | Juni 2026 | Ma 6 april 2026 | Do 14 mei 2026 | Week 22 |
| #113 | Juli/Augustus 2026 | Ma 4 mei 2026 | Do 11 juni 2026 | Week 26/27 |
| #114 | September 2026 | Ma 6 juli 2026 | Do 13 augustus 2026 | Week 35 |
| #115 | Oktober 2026 | Ma 10 augustus 2026 | Ma 17 september 2026 | Week 39/40 |
| #116 | November 2026 | Ma 7 september 2026 | Do 15 oktober 2026 | Week 44 |
| #117 | December 2026 /januari 2027 | Ma 5 oktober 2026 | Do 12 november 2026 | Week 48 |
Criteria voor aanleveren agendagegevens
Lever agenda informatie aan in zoveel mogelijk platte tekst in een makkelijk te openen bestandsformaten zoals:
- Word-document (online of als bijlage)
- Google Doc
- Dropbox doc
- txt-file, etc.
Liefst geen PDF (copy-pasten van paragraaf- en regeleindes gaat niet altijd goed vanuit PDF). Apple/Mac specifieke documenten (bijv .pages bestand) kunnen we helaas ook niet openen.
De redactie beoordeelt of een evenement wordt opgenomen in de agenda. Graag ontvangen wij per evenement de volgende informatie in één document:
Titel
De titel van het evenement, voorstelling, film of band/groep/orkest. Bij een theatervoorstelling het liefst alleen de naam, zonder de theatergroep.
Speeldata of start- en einddatum + starttijd (en evt. eindtijd)
Periodes. Geldt veelal voor tentoonstellingen/exposities en festivals. Benodigde informatie: startdatum t/m einddatum, dagen van de week, openingstijden, etc. Bijv:
- 20 september t/m 18 december, di t/m vr 10:00-18:00 + za & zo 10:00-17:00, maandag gesloten
- 21 t/m 30 september, dagelijks 10:00-22:00
Losse speeldata (één of meerdere). Geldt veelal voor theatervoorstellingen, films, concerten:
- Dinsdag 20 september 20:30, woensdag 21 september 20:30, donderdag 22 september 15:00 & 20:30
- Dinsdag 3 maart, 20:30-22:00
Doorlopend (onbeperkt/geen einddatum). Geldt veelal voor wekelijks terugkerende evenementen (open podia, vaste thema avonden, doorlopende tentoonstellingen e.d.):
- Doorlopend vanaf 3 maart 2025, elke zaterdag 14:00 + elke zondag 18:00
- Doorlopend, elke 1e zondag van de maand 11:00
- Doorlopend, dinsdag t/m zondag, 10:00-17:00
Doorlopend (mét einddatum):
- Elke maandag van 4 juli t/m 19 september
- Elke woensdag en vrijdag in oktober, 10:00-12:00
Aanvangstijd
Als de start- en eindtijden nog niet aangegeven zijn bij de data, som hier de tijden op.
Korte beschrijving (max. 300 tekens)
Maximaal 300 tekens, inclusief spaties en leestekens. Deze tekst kan door de redactie geredigeerd worden.
Lange beschrijving (alleen voor de website)
In principe zit hier geen beperking aan het aantal tekens, maar we adviseren het op zo’n maximaal 500 worden te houden. Belangrijk is in ieder geval om niet in de eerste persoon te schrijven. Probeer zoveel mogelijk “in onze zaal” en “wij hebben een mooi programma” e.d. te vermijden. De tekst kan door de redactie geredigeerd worden.
Locatie
De plek waar het evenement zich afspeelt. Vrijwel alle bekende culturele locaties staan inmiddels wel in onze database. Dus in principe volstaat de naam van de locatie. Uitagenda Utrecht richt zich op de stad Utrecht. Steden buiten de stad Utrecht worden niet opgenomen in de agenda.
Is het evenement op twee locaties? Dan wordt het evenement gekopieerd met de tweede locatienaam + data. Meer dan twee locaties worden vervolgens aangeduid met ‘Diverse locaties’ (dit geldt met name voor bijvoorbeeld festivals met programma in de hele stad).
Prijs (alleen voor de website)
Op de website kunnen we ook de prijzen aangeven. Enkele voorbeelden:
Regulier € 18,50 – € 28,50
Kinderen € 12,50
CJP € 19,50 – € 23,50
U-pas € 19,50 – € 23,50
Er zijn meerder prijsopties mogelijk: enkele prijs, van-tot prijs of gratis. Ook zijn er labels mogelijk zoals U-pas, CJP, regulier, kinderen, MJK, groepen, leden, etc.
Doelgroep
Op de website hebben we een filter voor de doelgroep (filter: ‘Voor wie’). De doelgroepen zijn:
- Regulier / volwassenen
- Baby’s, peuters, kleuters
- Kinderen
- Jongeren / scholieren
- Gezinnen
- Language no problem (website & magazine)
Meestal kunnen we inschatten voor wie het geschikt is. Maar als maker of instelling kan je deze inschatting ongetwijfeld beter maken. Dus het is erg handig als je de doelgroep aan kan geven.
Uiteraard zijn meerdere opties mogelijk. Bijvoorbeeld een festivaldag of middag voor volwassenen met ook een programma voor kinderen. In dat geval markeren we deze met de doelgroep “Regulier/Volwassenen” (want het is geschikt voor volwassenen die geen kinderen hebben) en “Gezinnen” (want er is ook programma voor kinderen). Een jeugdtheatervoorstelling voor 6+ krijgt de doelgroep “Kinderen” en evt. “Gezinnen”, want deze voorstelling is voor kinderen vanaf 6 jaar.
Een goed voorbeeld is Bevrijdingsfestival of Rapunzel; deze festivals zijn toegankelijk voor zowel volwassen en gezinnen en hebben een programma voor kinderen op één of meerdere dagen.
Is het Language No Problem (LNP)? LNP evenementen kunnen ruim geïnterpreteerd worden, maar wij hanteren LNP als:
- een evenement die óf in het Engels is (gesproken of ondertiteld)
- óf bezocht kan worden door iemand die geen Nederlands spreekt/begrijpt
- óf geen tekst of gesproken taal bevat (bijvoorbeeld een dansvoorstelling)
In dat geval kan je dus ook optioneel een Engelse tekst aanleveren zodat het ook op de Engelse website komt te staan. Op de website krijgt het de markering/doelgroep “Language no problem” en in het magazine komt er het label “EN” bij te staan.
URL’s voor meer informatie of kaartverkoop (alleen voor de website)
Het liefst een link naar een detailpagina van het evenement, waar de bezoeker meer informatie kan vinden om kaarten te kopen en/of meer informatie vindt over het evenement.
Beeldmateriaal
✔️ Bij voorkeur: hi-res als link naar cloudbestand (Dropbox/Onedrive/Google Drive etc.). Let op dat het een openbare/publieke link is.
✔️ 5Mb of minder kan als bijlage meegestuurd worden
✔️ Liefst liggende oriëntatie, minimaal 1024px breed
✔️ Vermeld evt. credits voor foto’s duidelijk in de bestandsnaam of in de tekst. Bij twijfel of onduidelijkheid over beeldrechten worden foto’s niet geplaatst.
❌ Plaats foto’s NIET in het Word-document. Resolutie en bestandsnamen zijn niet of nauwelijks te achterhalen. In een Word-doc geplaatste afbeelding wordt niet gebruikt.
❌ Liefst geen gratis WeTransfer. Deze verlopen binnen 7 dagen en kunnen niet altijd op tijd gedownload worden.
Disclaimer
- Als de agenda informatie geschikt is voor de agenda dan streven we ernaar de agenda-informatie zo snel mogelijk te verwerken, maar houdt rekening met minimaal 2 tot 3 weken tijd voordat de informatie daadwerkelijk verwerkt is.
- De agenda-informatie wordt online gebruikt en, mits tijdig aangeleverd, ook in het aankomende magazine.
- Uitagenda Utrecht richt zich op de stad Utrecht. Regionale evenementen buiten de stad worden niet geplaatst.
- Als een evenement online in de agenda staat rond een deadline, is het vrijwel zeker dat deze ook mee gaat in de agenda van het magazine.
- Aanleveren is nog geen garantie tot plaatsing, de redactie bepaalt uiteindelijk of agenda-informatie geplaatst wordt online en/of in het magazine.
- Vanwege het hoge volume aan agenda-informatie die we binnenkrijgen is het helaas niet altijd mogelijk om op verzoeken/mails te reageren.
